Деловой разговор и деловая беседа (часть 4)

предмет обсуждения — тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

Повестка совещания — письменный документ, содержащий следующую информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания; место проведения; фамилии и должности докладчиков, работников, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведения, но придерживаются их.

Правила поведения на совещании для руковод и т е л я:

• начать и завершить совещание в точно назначенное время;

• сообщить о регламенте; :

• согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

• назначить ответственного за регламент и протокол;

• регулировать деловитость и направленность выступлений;

• соблюдать корректность дискуссии;

• использовать разнообразные приемы для активизации внищ ния участников совещания;

• подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать в1 ды, определить задачи на будущее;

• в заключение оптимизировать ситуацию, настроить ]

эффективную работу.

Правила поведения на совещании для участников:

• не следует бояться взять’ на себя ответственность за то, чта говорите;

• не рекомендуется использовать провокационные вопросы‘ х, вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликты, станов ся причиной ухода от проблемы;

• в высказываниях быть конкретным, четким, корректным; ,.

• оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

• выражать собственную позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполне принятых решений: проанализировать ход и результаты; вщ тельно просмотреть протокол результатов; создать условия для ] ализации намеченных мероприятий.