Устная деловая публичная коммуникация (часть 3)

На этапе планирования и организации оно" служит для решения следующих задач: найти коллективное решение проблемы (собрание — поиск решения); отобрать и принять конструктивные решения (собрание — поиск решения, собрание — принятие решения); проинформировать коллектив о поисках в ре-; шении проблемы, о новом опыте и возможности его внедрения (информативный тип собрания).

На этапе контроля и мотивации собрание проводится с , целью: скоординировать усилия подразделений организации по вы-1

полнению работы; выяснить, проанализировать состояние дела; отметить наиболее удачный опыт подразделений или отдельных работников при выполнении задачи.

Основными особенностями собрания как публичного делового жанра общения являются следующие:

подготовленный характер общения, т.е. наличие заранее объявленной повестки дня (обсуждаемых вопросов и основных докладчиков);

• наличие ведущего — председателя собрания, который следит за соблюдением процедуры собрания;

• наличие регламента, временная протяженность всего собрания не более 2 часов 10 минут;

• чередование монологических, диалогических и полилогических форм общения, обычно — основное сообщение, вопросы, выступления с мест в виде дискуссии;

• ведение протокола собрания;

• принятие решений по итогам собрания на основе голосования;

• групповой характер общения со всеми вытекающими отсюда последствиями.

В качестве примера приведем повестку дня второго заседания Совета по русскому языку при Правительстве РФ, которое состоялось 13 октября 2000 г. Повестка дня

1. Русский язык как государственный язык Российской Федерации.

Докладчик: Челышев Евгений Петрович — заместитель председателя Совета, академик-секретарь Отделения литературы и языка Российской академии наук. Содокладчики: Губогло Михаил Николаевич — заместитель директора Института этнологии и антропологии имени Н.М. Миклухо-Маклая Российской академии наук;

Кузнецов Феликс Федосъевич — директор Института мировой литературы им. А.М. Горького Российской академии наук.

2. Утверждение состава комиссии Совета по русскому языку при Правительстве Российской

Федерации.

Докладчики: председатели и заместители председателей комиссий. 3′. Разное.

Остановимся на процедуре собрания. Собрание — это групповое общение, где у каждого есть право голоса. Однако воспользоваться этим правом можно в соответствии с процедурой собрания: либо заранее записавшись в прения, либо после поднятия руки и предоставления слова председателем собрания. В начале собрания обычно устанавливается его регламент, т.е. продолжительность основных докладов, а также выступлений с места. В зависимости от количества обсуждаемых вопросов: продолжительность основного доклада 10—20 минут, выступления с места — до 5 минут.

Сценарий собрания чаще всего строится следующим образом.